Arkivering av slutbetyg för skolor

Fristående skolor ska överlämna sina elevers slutbetyg till den kommun där skolan är belägen. I Uppsala kommun ska betygen lämnas till stadsarkivet.

Enligt skollagen (2010:800) 29 kap. 18§ ska huvudmannen för en fristående skola där betyg sätts lämna över elevernas slutbetyg eller de betygsdokument som eleven får efter fullföljd gymnasieutbildning till den kommun där skolan är belägen.

Det som ska överlämnas är en kopia av den betygshandling eleven får. I Uppsala kommun ska betygen lämnas till Uppsala stadsarkiv. 

Bestämmelsen trädde i kraft läsåret 2011/2012 och gäller inte retroaktivt. Det innebär att alla som har gått ut grund- eller gymnasieskolan från och med 2012 har möjlighet att få en ny betygskopia på stadsarkivet om det gamla kommit bort.

Vad ska överlämnas?

  • Kopia av slutbetyg och skriftlig bedömning (för elev som saknar slutbetyg i något ämne) från grundskolan.
  • Kopia av examensbevis eller studiebevis från gymnasiet

När ska det överlämnas?

  • Betygen ska levereras till stadsarkivet under oktober det år eleven slutade skolan.
  • Betyg som på grund av prövning utfärdats efter att den årskursens betygsdokument redan överlämnats till stadsarkivet kan levereras i efterhand. 

Hur ska det överlämnas?

  • Betygen ska levereras årsvis per klass.  Inom klassen ska betygen ligga i personnummerordning med betygen från de äldsta eleverna först.
  • Det ska finnas en klasslista för varje klass, där alla elever prickats av. Om det finns elever med skyddad identitet ska detta noteras. 
  • Fyll i Stadsarkivets mall för följesedel i två exemplar, vi skickar tillbaka ett exemplar efter kontroll av leveransen.

Här är leveransföljesedel för slutbetyg från fristående skolor. (PDF, 29 KB)

Kopiorna av betygshandlingarna ska vara utskrivna på åldringsbeständigt papper. Vid utskrift rekommenderas att skrivare och toner är certifierade för framställning av dokument som ska bevaras. Använd ett vikt A3 som aktomslag istället för gem, nitar och plastfickor. De aktomslag vi rekommenderar är A3 120g i färgerna ljusgrå, ljusgrönt eller beige.

Det går bra att lämna in betygen i stadsarkivets reception, under stadsarkivets öppettider, utan att höra av sig innan om det sker under oktober månad.  Se till att punkterna ovan är uppfyllda innan ni lämnar in.

Information om arkivering av slutbetyg (för utskrift) (PDF, 58 KB)

Kontaktperson på stadsarkivet är arkivarie Rikard Ek, telefon 018-7271178, e-post: rikard.ek@uppsala.se

Stadsarkivets aktuella öppettider hittas ni på: https://www.uppsala.se/stadsarkivet

 

Stadsarkivets öppettider

Se Stadsarkivets öppettider på uppsala.se

Kontakt Stadsarkivet

Rikard Ek
Uppdaterad: